Toda empresa em crescimento chega a esse ponto: um processo importante precisa de um sistema melhor. E aparece a dúvida. Vale contratar um sistema pronto, que já existe no mercado, ou desenvolver um software sob medida?
Não existe resposta única. Existe a resposta certa para cada processo. Neste artigo, reunimos os critérios que ajudam a decidir sem arrependimento.
O que cada opção oferece
Sistema pronto é um software já desenvolvido, vendido para muitas empresas, geralmente por assinatura. A grande vantagem é a velocidade de começar: o sistema já existe, já foi testado por outros clientes e recebe atualizações do fornecedor.
Software sob medida é desenvolvido especificamente para a sua empresa. A grande vantagem é o encaixe: ele faz exatamente o que o seu processo precisa, integra com os seus sistemas e evolui no ritmo do seu negócio.
As duas opções são boas. O erro está em escolher uma delas para o processo errado.
Critério 1: o processo é diferencial ou é padrão?
Essa é a pergunta mais importante.
Alguns processos são iguais em praticamente qualquer empresa: folha de pagamento, contabilidade, e-mail, gestão de documentos. Para eles, um sistema pronto costuma ser a melhor escolha. Não faz sentido reinventar o que o mercado já resolveu bem.
Outros processos são o jeito como a sua empresa ganha mercado: a forma de atender o cliente, de precificar, de operar a logística, de vender por um canal próprio. Nesses casos, adaptar o processo a um sistema genérico pode significar abrir mão justamente do que diferencia o negócio.
Uma regra prática: compre o que é padrão, desenvolva o que é diferencial.
Critério 2: quanto você vai precisar se adaptar?
Todo sistema pronto traz um jeito de trabalhar embutido. Às vezes ele é melhor do que o processo atual, e adotar o sistema é uma boa oportunidade de melhorar.
Mas, quando a distância é grande, surgem os sinais de alerta:
- customizações caras, que precisam ser refeitas a cada atualização do fornecedor;
- planilhas paralelas para cobrir o que o sistema não faz;
- equipes que contornam o sistema em vez de usá-lo.
Se a lista de adaptações é longa, vale comparar o custo delas com o custo de um software sob medida.
Critério 3: como ele vai conversar com o que já existe?
Nenhum sistema funciona sozinho. Ele precisa trocar informações com o ERP, com o e-commerce, com o financeiro e com as ferramentas que a empresa já usa.
Antes de decidir, avalie:
- o sistema pronto oferece integrações e APIs abertas?
- as integrações que você precisa já existem ou terão de ser construídas?
- você consegue tirar as suas informações do sistema, se um dia quiser trocar?
Um sistema que não integra bem gera exatamente o problema que se queria resolver: digitação em dobro e retrabalho.
Critério 4: qual é o custo total em cinco anos?
Comparar só o preço inicial é uma armadilha. O sistema pronto parece mais barato no começo, e muitas vezes é mesmo. Mas a conta precisa incluir:
- assinaturas por usuário, que crescem junto com a empresa;
- customizações e integrações;
- reajustes e mudanças de plano definidos pelo fornecedor;
- o custo de trocar de sistema no futuro.
No software sob medida, o investimento inicial é maior, mas o custo de evolução fica sob o seu controle e não depende do número de usuários.
O caminho mais honesto é colocar as duas opções lado a lado, num horizonte de cinco anos, e comparar.
Critério 5: quem controla o futuro?
Com um sistema pronto, o roadmap pertence ao fornecedor. Ele decide o que entra, o que sai e quando. Para processos padrão, isso é ótimo: você recebe melhorias sem esforço.
Para processos diferenciais, pode ser um risco. Se o seu negócio precisar de uma mudança que não está nos planos do fornecedor, você espera ou contorna.
Com software sob medida, a prioridade é sua. O sistema evolui na velocidade em que o negócio precisa.
O caminho mais comum: os dois juntos
Na prática, a maioria das empresas usa as duas opções. Sistemas prontos para o que é padrão, software sob medida para o que é diferencial e integrações conectando tudo.
O resultado é o melhor dos dois mundos: velocidade onde o mercado já resolveu o problema e encaixe perfeito onde a empresa precisa se destacar.
Como decidir com segurança
Antes de assinar um contrato ou começar um projeto, faça três coisas:
- Classifique o processo como padrão ou diferencial.
- Liste as adaptações e integrações necessárias em cada opção.
- Compare o custo total em cinco anos, e não só o preço de entrada.
Se depois disso a resposta for software sob medida, o próximo passo é garantir que o projeto seja previsível: escopo, prazo e critério de sucesso definidos antes de construir, e entregas semanais durante o caminho.
Ficou em dúvida sobre algum processo da sua empresa? Fale com um especialista da HitCode. A gente ajuda a avaliar as opções com transparência, inclusive quando a melhor resposta é um sistema pronto.